Términos y condiciones

GENERALIDADES

• Soluciones Técnicas Alphas S.A., con nombre comercial Alphapos, será denominado para los efectos de esta lista de términos y condiciones como “el proveedor”. Mientras que el cliente, comprador, usuario, receptor de servicio o parte interesada será denominado “el cliente”. 

• Estos términos y condiciones aplican en general para todas las transacciones comerciales efectuadas entre el cliente y el proveedor, en especial las de compra, venta y prestaciones de servicios. También para el uso de parte del cliente de sistemas informáticos ofrecidos por el proveedor.

• El cliente acepta que estos términos y condiciones responden a factores y circunstancias actuales en la oferta de productos y servicios ofrecidos por el proveedor, y que por consiguiente pueden estar sujeto a cambio sin previo aviso a medida que dichos factores y circunstancias varíen. 

• El cliente al comenzar a utilizar los servicios o recibir los bienes ofrecidos por el proveedor acepta respetar todas los términos y condiciones aquí señalados, así como aquellos que se modifiquen o agreguen en el futuro.

• Estos términos y condiciones no limitan o modifican los derechos de propiedad intelectual, de autor, o cualquier otro derecho que el proveedor tenga sobre el software, productos o servicios que comercializa.

• El proveedor no se hace responsable por el manejo inadecuado de los productos y servicios adquiridos por el cliente, así como tampoco de los malos usos que éste o los usuarios del sistema puedan darle. El Cliente entiende y acepta que tampoco el proveedor tampoco tendrá responsabilidad por los posibles perjuicios que se deriven en cualquier situación, relacionados a lucro cesante, ingresos, oportunidades de negocio, fondo de comercio o ahorros previstos, perdidas directas, indirectas o derivadas, daños punitivos o cualquier otro factor que se relacione al giro del negocio del cliente.

• Todas las solicitudes, notificaciones, avisos y comunicaciones que se efectúen entre las partes deberán ser realizadas preferiblemente por email, o por cualquier otro medio electrónico que permita dejar constancia de su envío y recepción.

• Las partes se comprometen a no transmitir ni divulgar la información confidencial que intercambien en el marco transacciones comerciales que efectúen.

• El cliente no podrá contratar de forma directa o indirecta al personal que labore para el proveedor.

• Las partes acuerdan que estos términos y condiciones complementan y no sustituyen a las leyes y regulaciones vigentes en Panamá.

COTIZACIONES, VENTAS Y FACTURACIÓN

• Las partes podrán acordar en las transacciones comerciales términos y condiciones adicionales que se entenderán como complementarios a estos.

• Los presupuestos, cotizaciones y  ofertas comerciales presentados por el proveedor:

  • Tienen una vigencia máxima de 5 días hábiles contados a partir de su emisión. 

  • El cliente entiende que pueden ser afectados por la disponibilidad de los productos de terceros y otros cambios imprevistos.

  • No constituyen una obligación de proveer un servicio o efectuar una transacción comercial. 

  • Su aceptación debe ser notificada por parte del cliente.

• Los pagos, transferencias o depósitos deben ser efectuados en las cuentas bancarias del proveedor, las cuales serán señaladas en los presupuestos, cotizaciones y ofertas comerciales presentados.

• El cliente se compromete a respetar las condiciones de pago pactadas en la propuesta presentada o factura. En general se entiende que tanto servicios como productos deben ser pagados de contado antes de ser recibidos por parte del cliente. En el caso de suscripciones a servicios, los mismos deberán ser pagados dentro de los primeros 5 días de cada mes que da inicio al ciclo de uso.

CONSULTORÍA

• Se considerará “consultoría” a toda solicitud de apoyo para resolución de dudas sobre el funcionamiento del sistema y módulos; configuración, actualización de módulos y carga de de data; apoyo con la administración del sistema (servidor, usuarios, permisos, etc); capacitación en el uso y configuración del sistema y módulos; reuniones con el cliente para: análisis operativo, diagnóstico, recomendaciones, levantamiento de requerimientos, seguimientos, etc; soporte para: identificación, revisión y solución de errores de uso y errores de configuración, y en sí toda transferencia de conocimiento y toda actividad realizada por parte de Alphapos en beneficio del cliente..

• La consultaría se adquiere y consume en unidades de 1 hora como mínimo.

• El horario para consultaría es de lunes a viernes de 8am a 5pm, sujetos a disponibilidad.

• La consultaría deberá programarse al menos con un (1) día de anticipación, con el comprobante de pago de la misma.

DESARROLLO

• Se considerará “Desarrollo” a todo aquel proceso solicitado por el cliente que requiera una modificación en la funcionalidad original de un sistema, esto incluye: agregar, eliminar y mover campos; cambiar apariencia y vistas; crear y modificar reportes; agregar, eliminar y modificar funcionalidades; crear y/o modificar módulos, entre otros.

• El servicio de desarrollo se cotiza por hora.

• Las solicitudes de desarrollo deben ser claras y precisas, comunicadas por escrito y con su respectiva representación gráfica, de ser posible. Una vez recibida, se revisarán los requerimientos y viabilidad de la misma. Se procederá a estimar las horas necesarias y se enviará la cotización para revisión, autorización y pago por parte del cliente.

• Si el cliente necesita orientación y soporte, online o presencial, para aclarar sus requerimientos y su planteamiento, contará como hora de soporte y deberá ser pagada por adelantado. Esto se debe a que la inversión de tiempo por parte de Alphapos será desde un inicio para así estipular los requerimientos y luego enviarlo al cliente para su revisión y aprobación. Una vez que el cliente autorice la solución planteada, es decir, que confirme que Alphapos plasmó de manera correcta sus necesidades, se procederá a estimar las horas y enviará la cotización para revisión, autorización y pago por parte del cliente.

• Los proyectos de desarrollo se cotizan de acuerdo a las especificaciones indicadas por el cliente. Toda solicitud no especificada claramente dentro de la solicitud y cotización final, cuenta como adicional y por tanto se cotizará por separado.

• Los proyectos se agregan a la planificación de ejecución únicamente cuando se reciba el pago del 100% de su correspondiente presupuesto o factura.

• Los proyectos cotizados bajo el concepto de desarrollo concluyen con la implementación del proyecto contratado. Si el cliente requiere apoyo con su proceso de capacitación y/o asesoría funcional, puede solicitarlo por medio del servicio adicional de consultaría por hora. 

• El proveedor se reserva el derecho de aceptar o denegar proyectos dada la naturaleza de los requerimientos y los alcances del sistema.

• El horario para desarrollo es de lunes a viernes de 8am a 5pm, sujetos a disponibilidad.

• Una vez entregado el proyecto, el cliente cuenta con 15 días hábiles para probar y reportar fallas que entren como garantía. Sin embargo, el proveedor podrá extender dicho periodo de garantía en base al tamaño del proyecto. Si no se recibe ningún reporte en el lapso señalado como garantía, el proyecto se dará por cerrado. 

• Si las fallas reportadas se derivan de errores de configuración efectuada por el cliente o un tercero, errores de ejecución del usuario,  errores presentados a partir de modificaciones realizadas por el cliente o un tercero, así como errores relacionados con módulos adicionales instalados por el cliente o un tercero (previo o posterior al desarrollo entregado), la solución del reporte NO entrará como Garantía, por lo que la revisión y solución se efectuará por medio del servicio de Consultaría.

• En caso de que el cliente ya no requiera el proyecto, cuenta con dos (2) días después de realizado el pago para solicitar la cancelación, siempre y cuando el proyecto no haya sido iniciado, finalizado o entregado.

• Para proyectos cuya elaboración ya esté en proceso al recibir la notificación de cancelación del cliente, el tiempo invertido hasta ese momento se descontará del tiempo total contratado.

• Debido a que Alphapos sólo procede a realizar desarrollos una vez que el cliente autoriza las modificaciones, en proyectos entregados no aplican reembolsos.

• La propiedad intelectual del desarrollo corresponderá en todo momento a Alphapos.

• Si el cliente cuenta con algún módulo adicional que cause conflicto, o posteriormente instala uno que cause error, la revisión y solución se cotizará por separado. Del mismo modo, no nos hacemos responsables si las personalizaciones que agregue el cliente por su cuenta o a través de un tercero, no son compatibles con las actualizaciones que realicemos.

• Alphapos realizará todos los esfuerzos razonables para que las aplicaciones, módulos, y códigos desarrollados por ella cumplan con las funcionalidades para las cuales fueron diseñadas; sin embargo, se proporcionan "tal cual", sin garantías de ningún tipo, ya sean explícitas, implícitas o legales. El Cliente acepta a utilizarlas según su propio riesgo y renuncia a cualquier reclamo o indemnización relacionada a su uso.

SOPORTE

• Se considerará “Soporte” a toda aquella actividad realizada en favor de atender o resolver una necesidad del cliente relacionadas al software o productos comercializados por Alphapos.

• Las solicitudes de soporte relacionadas al sistema Odoo se refieren a los posibles problemas que el usuario enfrente con el sistema: falla o incidencia en la funcionalidad de los módulos; problemas para acceder al sistema y todo aquello que impida el uso normal de una parte o la totalidad del sistema.

• El único medio por el que se aceptarán solicitudes de soporte será el correo de soporte@alphapos.biz .

• El área de Soporte clasifica los reportes en tres niveles de prioridad: bajo, medio y alto, dependiendo de la siguientes reglas: 

  • Bajo. Todo error en el sistema o en un módulo del sistema que no interrumpa la operación de la empresa o departamento. Tiempo de respuesta de 12 horas hábiles.

  • Medio. Todo error que aparezca de manera intermitente en el sistema o que aparezca solo en un módulo del sistema. Estos errores interrumpen el uso del sistema pero no impiden la operación de la empresa o departamento. Tiempo de respuesta de 6 horas hábiles.

  • Alto. Toda aquella falla o error del sistema que impida o pare la operación de la empresa o departamento. Tiempo de respuesta de 1 hora hábil.

• El procedimiento para levantamiento de reportes por parte del cliente es el siguiente:

  • Especificar el módulo en el cual se está presentando el problema.

  • Especificar la versión y edición de Odoo que utilizan.

  • Describir la acción o secuencia de acciones realizadas al presentarse el problema.

  • De ser el caso, anexar captura de pantalla legible del error reportado. 

• Al recibir un reporte o solicitud, el área técnica le asignará número de ticket de acuerdo a la prioridad establecida, y el consultor asignado se pondrá en contacto para notificar al cliente las acciones a seguir.

  • Soporte Garantía: Fallas en el sistema o en un módulo del sistema no imputables al usuario. Estos se resuelven dentro de horario hábil sin costo para el cliente, siempre que se presenten en el sistema, módulos o equipos adquiridos al proveedor, que ocurra durante la vigencia de la garantía, que en términos generales es de 90 días, y que no se deban a errores de ejecución, configuración, omisión, modificación y/o uso por parte del cliente o un tercero.

  • Soporte Adicional: Fallas en el sistema, módulo o equipos que se resuelven con costo para el cliente, que se deriven de errores de ejecución, configuración, omisión, modificación y/o uso por parte del usuario o un tercero, así como errores ocasionados por el incumplimiento por parte del usuario de las instrucciones, recomendaciones y/o condiciones hechas por el proveedor sobre el servicio o producto adquirido.

• En el caso de que el cliente solicite una evaluación sobre una falla que considera debe ser atendida como una garantía, deberá pagar por adelantado por el tiempo de soporte para la evaluación de la misma. 

• La atención de eventos de soporte o servicio técnico se realizará preferiblemente de manera remota.

• Las visitas a las instalaciones del cliente para efectos de evaluación de un requerimiento, soporte o servicio técnicos serán facturadas como horas de soporte o consultaría, por un monto mínimo de 1 hora. Deberán ser pagadas por adelantado.

• El horario hábil de Soporte son:

  • Lunes a Viernes: 8am a 5pm.

SISTEMA ODOO 

El Cliente entiende y acepta que:

• El sistema Odoo está compuesto de un conjunto de módulos de software y aplicaciones de terceros, que se ofrecen sin ningún tipo de garantía de infalibilidad de funcionamiento, y que puede contener fallos de lógica y programación (bugs). Alphapos se compromete a revisar y atender cualquier mal funcionamiento del sistema, sin que esto signifique o derive en una obligación legal para solventar las situaciones o inconvenientes que originen para el cliente.

• Al hacer uso del sistema, ingresando con su usuario, reconoce la validez de estos términos y condiciones, y se compromete al cumplimiento de lo dispuesto en ellos.

• Alphapos informa a sus clientes que los servicios de hosting ofrecidos serán brindados mediante la infraestructura de terceros, específicamente provistos por las empresas Google, Cloud Clusters Inc y/o Odoo S.A., las cuales en adelante se denominarán Proveedores de IT.

• Alphapos brinda un servicio de carácter técnico, para configurar las cuentas con la información del cliente las cuentas de Odoo en los servidores de los Proveedores de IT; y un servicio administrativo, que consiste en el cobro al cliente una mensualidad o anualidad por los servicios ofrecidos por Alphapos y los Proveedores de IT.

• La disponibilidad de los servicios se rige por estos términos y condiciones, así como por los definidos por los Proveedores de IT: (a) de Google (https://cloud.google.com/terms); (b) de Cloud Clusters Inc (https://www.cloudclusters.io/tos); (c) de Odoo S.A. (https://www.odoo.com/documentation/15.0/es/legal.html#terms-and-conditions).

• Alphapos realizará todos los esfuerzos razonables para proporcionar los servicios de acuerdo con lo pactado en los acuerdos comerciales con el cliente; sin embargo, sujeto a eso, los servicios se proporcionan "tal cual" y "según estén disponibles", sin garantías de ningún tipo, ya sean explícitas, implícitas o legales.

• La información que se registra en la aplicación mediante los servicios prestados es de exclusiva responsabilidad del Cliente. La integridad y respaldo de esa información no está garantizada por Alphapos, limitándose a los respaldos automáticos que se realicen según los planes contratados.

• En caso de cualquier tipo de reclamo, demanda, acciones administrativas y/o judiciales en contra de Alphapos, por falta de disponibilidad del sistema,  mal funcionamiento o la pérdida de información, así como los daños que dichas situaciones pudiesen ocasionar, o cualquier otra razón, las obligaciones resultantes se limitaran a una indemnización igual o inferior a los pagos realizados por el Cliente a Alphapos en los últimos seis meses por los servicios recibidos. El Cliente renuncia irrevocablemente a cualquier otro tipo de indemnización o reclamo.

• El Cliente no deberá realizará ninguna de las siguientes acciones en relación con los servicios prestados: (a) copiar, modificar o crear una obra derivada de los servicios; (b) vender, revender, licenciar, transferir o distribuir cualquiera de los servicios; o (c) usar los servicios para actividades de alto riesgo o ilegales; (d) cualquier otra acción o actividad que signifique una infracción a las leyes.

• El Cliente acepta defender, indemnizar y mantener indemne a Alphapos debido a cualquier reclamos, demanda, acciones administrativas y/o judiciales realizadas por terceros que deriven del uso indebido de los servicios del sistema.

SOFTWARE DESARROLLADO POR ALPHAPOS

El Cliente entiende y acepta que:

• Alphapos realizará todos los esfuerzos razonables para que el software, módulos, aplicaciones y códigos que desarrolle cumplan con las especificaciones y funcionalidades dispuestas en las especificaciones; sin embargo,  los mismos pueden contener fallos de lógica y programación (bugs), y sujeto a eso, se proporcionan "tal cual", sin garantías de ningún tipo, ya sean explícitas, implícitas o legales. Alphapos se compromete a revisar y atender cualquier mal funcionamiento del software sin que esto signifique o derive en una obligación legal para solventar las situaciones o inconvenientes que originen para el cliente.

• El cliente hace uso de software entregado según su entera y completa responsabilidad, y libera a Alphapos de cualquier reclamo por sus uso.

• La licencia de uso al Cliente estará limitada según según estos términos y condiciones, y lo dispuesto por Alphapos en cada caso. Se entiende que las licencias propias de Odoo y software de terceros, incluyendo las de "código abierto", "free software", "open source" y otras, no aplican para el software desarrollado por Alphapos a menos que se señale lo contrario en los acuerdos con el Cliente. 

• La propiedad intelectual del software desarrollado corresponderá en todo momento a Alphapos.

• Alphapos no hará entrega en ningún caso del código fuente del software que ha desarrollado, salvo acuerdo especifico con el cliente, quién entiende y acepta que los pagos que realicen por conceptos de modulos de software se refiere a la compra de una licencia de uso, y que los mismo no acreditan la compra del código fuente o de derechos sobre la propiedad intelectual del software.